Электронный документооборот, управление документами и архивирование

Следует отметить, что внедрение САДД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно: На рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы правда, данная функция поддерживается не всеми системами. Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала. Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде проекты документов, их согласование и т.

2005: максимальный коэффициент полезного действия

Возможно использование нескольких фильтров одновременно. Контроль исполнения Инструмент контроля —сообщения, содержащие информацию об ответственном исполнителе, соисполнителях, сроках исполнения. автоматически выявляет просроченные поручения и оповещает об этом исполнителей, руководителей и контролеров. Позволяет получать отчетность различной формы:

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. Исключение Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). .. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на . Карта сайта для Поисковиков |.

Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе согласование документов в электронной форме; организация оперативной обработки внешних обращений; контроль исполнения документов и заданий; подготовка наглядной отчетности по движению документов; организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов; организация защищенного корпоративного архива электронных документов; поддержка процессов управления качеством.

Особенности рыночной позиции зарекомендовал себя как платформа построения и развертывания сложных распределенных систем документооборота, обеспечивающая надежную работу в разнородных коммуникационных средах в том числе, при наличии участков с низкой пропускной способностью. Предлагается несколько видов как полнофункциональных, так и ограничено-функциональных клиентов, обеспечивающих учет условий подключения к сети и специфики работы с документами конкретного ролевого рабочего места.

Такой подход позволяет предложить рынку одновременно масштабные и экономичные распределенные СЭД. В наиболее последовательно проводится политика информационной безопасности. В частности, ЭЦП и шифрование поддерживаются для всех типов объектов не только для контента и для всех типов клиентов включая, доступ посредством электронной почты и интернет. обеспечивает высокую производительность на серверном оборудовании среднего ценового класса при достаточно большом числе одновременно работающих пользователей.

Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в таблицах. При этом используются следующие значения: Канцелярия Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания СЭД в организации.

LanDocs Платформа управления бизнес-процессами предприятий. потоками работ (WorkFlow) Маршрутные карты LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ .

Тема 7. Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач: Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. На выбор системы документооборота влияют следующие основные факторы: Если много документов по объему хранения , необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение . Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика

Разработки Заказчики ждут от систем возможностей тонкой настройки, интеллектуальных функций и быстрого развертывания. Они устали от систем ЭДО прошлого поколения. Чем отвечают разработчики -решений?

За восемь лет развития LanDocs мы накопили большой опыт успешных ЭЦП, организует потоки работ в режиме маршрутизации (workflow), позволяет для автоматизации бизнеспроцессов Captaris Workflow, оптические и Forms: Пластиковая карта и Cognitive Forms: Экспресс кредит .

Электронный документооборот — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и при необходимости с подтверждением факта получения таких документов. Но использование электронного документооборота в государственных учреждениях было бы невозможным, если не была определена юридическая сила электронного документа.

Эта сила электронному документу предоставляется с помощью электронной подписи. То есть юридическая сила устанавливается с момента наложения электронной подписи. Под системой электронного документооборота СУЭДО , в узком смысле, понимается программное обеспечение компьютерная программа, система , которая позволяет организовать работу с электронными документами создание, изменение, поиск, хранение , а также взаимодействие между сотрудниками: В более широком смысле под системой понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающий в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты.

Масштабируемость — желательно, чтобы система могла поддерживать любое количество пользователей с способность системы наращивать мощность определялась только мощностью соответствующего программного обеспечения. Распределенность — архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок для работы с документами в территориально-распределенных организациях.

Управление корпоративными информационными ресурсами: современный рынок ЕСМ-систем

Компоненты системы: Сервер Документов Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов файлов документов в электронном архиве. Осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение, протоколирование всех этих операций на специализированном сервере. Полнотекстовый Поиск Обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологической нормализации.

Workflow позволяет ускорить рутинные процессы и повторяющиеся LanDocs 3 обладает рядом возможностей, облегчающих подготовку карты, Маршрутизация LanDocs интегрируется в бизнес-процессы.

Именно эти программные продукты отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Однако, на сегодняшний день, большинство предприятий используют разрозненные программные средства, функционально направленные на автоматизацию только ряда строго ограниченных задач: Разработчиком этих продуктов является компания . Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу"электронных архивов". К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница.

Изначально существовала система - клиент-серверное приложение с"толстым" клиентом. Затем был разработан сервер приложений , позволивший избавиться от необходимости иметь"толстого" клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Перспективной для компании является платформа . В России представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях.

Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания . может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников тысячи человек , и в небольших фирмах, где работает иять-шесть человек.

СЭД на базе платформы

В одиннадцатый раз она была посвящена электронному документообороту и автоматизации управления. Несмотря на то, что мероприятие давно вошло в традицию, посетителей становится с каждым годом все больше. Система содержит полноценный электронный архив документов , модуль для управления деловыми процессами и канцелярию для регистрации бумажных документов.

Карта маршрутизации описывает последовательные и параллельные маршруты графической карты для управления и настройки бизнес- процессов;.

Транскрипт 1 3 Инструкция по установке , Москва, ул. Доброслободская, д. Инструкция по установке 3 Аннотация Настоящий документ представляет собой инструкцию по установке компонентов программного обеспечения ПО 3 и предназначен для администратора системы. В документе рассматриваются: Программное обеспечение, описанное в настоящей документации, поставляется в соответствии с лицензионным договором и может использоваться лишь в строгом соответствии с условиями лицензионного договора.

Копирование программного обеспечения на какой-либо носитель, если на это нет специального разрешения в лицензионном договоре, является нарушением ГК РФ. Компания ЛАНИТ оставляет за собой право вносить изменения в настоящую документацию без предварительного уведомления. Версия документа соответствует релизу 3.

Инструкция по установке Содержание 1. Инструкция по установке 5 9. Инструкция по установке 1. Перед установкой компонента : Файлы дистрибутива скопировать на сервер, где будет установлен : На сервере установить и настроить 6.

«Югория» ввела электронный документооборот на основе

интегрируется с офисными приложениями, коммуникационными средами, управленческими бизнес-приложениями системы управления проектами, системы финансового учета и т. Ее использование дает возможность внедрения систем полностью безбумажного делопроизводства и документооборота; возможность построения территориально-распределенных систем документооборота.

Наличие специализированной подсистемы обмена информацией позволяет объединять в единое информационное пространство множество локальных систем электронного документооборота, построенных как на основе , так и на других программных платформах; поддержка функций управления корпоративным контентом и службы внутренних публикаций. Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня. Внедрение электронных взаимодействий исполнителей, предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов.

Типовые процедуры обработки бизнес-процессов; Контроль исполнения на каждом Маршрутные карты (компонент LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ).

Модуль позволяет выполнять следующие функции: АРХИВ предназначен для организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в архиве, для обеспечения возможности оперативного поиска хранящихся в архиве документов по запросам пользователей и создания эффективной технологии работы с содержанием документов. Основные функции подсистемы : Для обмена документами используется операция экспорта объекта справочника, сообщения, документа в файл специального формата и импорта полученного объекта в систему .

Передача файла между центральным офисом и филиалами, и последними между собой, осуществляет транспортная система, взаимодействие которой с сервером обмена осуществляется специальной программой — транспортным агентом. Для синхронизации справочников в центре и филиалах, предусмотрена автоматическая репликация изменившихся справочников. Кроме того, пользователь может сам инициировать экспорт любого справочника или отдельного элемента справочника.

Платформа управления бизнес-процессами предприятий. - презентация

Резюме Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о"светлом будущем". Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет.

Приступая к написанию этой статьи, мы ставили своей целью сделать краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, и дать ключ к выбору системы документооборота, наилучшим образом подходящей именно для вашей организации. Сразу оговоримся: В обзор включены 12 различных систем, представленных на российском рынке.

держки. Программное обеспечение LanDocs сертифицирова но на соответствие сложными бизнес-процессами, интегрированные в .. МАРШРУТИЗАЦИЯ. LanDocs: . графической карты) задать процесс движения доку мента.

Контрольные вопросы к практическому разделу: Назовите основное назначение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота"ДЕЛО". Перечислите основные автоматизируемые функции делопроизводства. Позволяет ли система"ДЕЛО" сопровождать традиционную технологию документооборота? Позволяет ли система перейти к электронному документообороту? Дайте определения понятиям"должностное лицо" и"пользователь системы".

В чем заключается отличие должностного лица от пользователя системы? Всегда ли должностное лицо является пользователем системы? Может ли пользователь осуществлять работу в системе за нескольких должностных лиц? Дайте определения понятиям"системный технолог" и"администратор системы". В чем заключается отличие системного технолога от администратора системы?

Схема бизнес-процесса. Детализация процессов. Visio (4/4)